Sistema de Información para Directivos o Ejecutivos.

Los sistemas de información para ejecutivos (EIS: Executive Information Systems) son sistemas computarizados que proveen a los ejecutivos un fácil acceso a información interna y externa que es relevante para sus factores críticos de éxito. Este concepto nació de la demanda de sistemas de información que respondieran a las necesidades reales de los ejecutivos en las organizaciones apoyándolos en la resolución de problemas no estructurados basándose en fuentes de información internas y externas, con la facilidad de resumir, filtrar, comprimir y rastrear datos críticos para las organizaciones, enfatizando la reducción de tiempo y esfuerzo requeridos para obtenerlos. 

Los sistemas de información para ejecutivos, están dirigidos a apoyar el proceso de toma de decisiones de los altos ejecutivos de una organización, presentando información relevante y usando recursos visuales y de fácil interpretación, con el objetivo de mantenerlos informados. 

El objetivo fundamental es permitir el monitoreo y seguimiento por parte de los directivos.

En términos sencillos, un SIE pone a disposición del directivo de una entidad turística la información de carácter estratégico, táctico y operativo de la forma más adecuada a sus características para facilitar el proceso diario de toma de decisiones.

El principal propósito de un SIE es apoyar el aprendizaje administrativo de una entidad, sus procesos de trabajo y su interacción con el ambiente externo, lo que hace del hecho de aprender del desarrollo de las entidades turísticas una situación más ventajosa que valorar sus resultados en un momento dado, lográndose que se provoquen cambios proactivos en la entidad que patenticen la efectividad de la toma de decisiones.

Los software especialmente diseñados para directivos contienen actualmente elementos que permiten procesar los requerimientos a la medida del usuario. Estos son: 

1) Variados formatos (gráficos principalmente)
2) Uso de ratón para facilitar los movimientos
3) Iconos gráficos y "botones"
4) Técnicas específicas fácilmente aplicables y transparentes al usuario.

La ventaja más notable de los SIE, reconocida por los directivos, es la disponibilidad de información que antes no poseían sin largos análisis y múltiples solicitudes. Los beneficios que reportan pueden diferenciarse en tangibles e intangibles.

Unido al evidente ahorro de tiempo, recursos materiales y humanos, que redunda muchas veces en un ahorro considerable de recursos financieros, se aprecian ventajas incalculables desde el punto de vista del clima de la organización, la comunicación entre los directivos y en la calidad de la información manejada por los encargados de la toma de decisiones en la entidad.

Descripción de un Procedimiento Específico para la concepción de un SIE.

Partiendo de que no existe método alguno infalible para determinar si es necesario para una entidad definir un SIE, debido a sus características y necesidades, tomamos como punto de partida que los directivos de una entidad turística tienen necesidades informativas, clasificables por áreas clave, probada en experiencias de confrontación de los mismos que les permita apreciar el "valor añadido" que proporcionará la implementación de un SIE que justifique dicho proyecto. 

Fase I.- Análisis Preparatorio. 

Etapa 1- Planificación. 

En esta etapa se perfilan tres aspectos relevantes: hallar un directivo impulsor influyente y comunicador, convocar a los usuarios más interesados y elaborar un plan de acción con las tareas fundamentales, costos aproximados y los criterios de medida para valorar la efectividad del SIE una vez instalado.

Etapa 2- Análisis y Clasificación de los requerimientos. 

La clasificación de los requerimientos será realizada con extremo cuidado, para evitar cargas adicionales de trabajo que abarquen áreas poco relevantes para la dirección de la entidad o que no se ajusten a la realidad. En este aspecto es esencial trabajar tomando en cuenta las características del trabajo en la entidad turística en la actualidad y que el factor humano puede introducir ciertas "interferencias" en el desarrollo de la tarea, como es el caso de algunos directivos que disponen necesidades globales sin preocuparse del grado de precisión que requiere cada área según sus características, lográndose por parte de los analistas sistemas "de compromiso". Mayne [1992]. 

Fase II. - Definición y Realización del SIE. 

Esta fase, en su concepción, es muy amplia y relaciona tareas variadas y complejas, dado su carácter cíclico que implica la relación análisis-diseño-reanálisis - rediseño, con la adecuada retroalimentación, partiendo de la valoración de los criterios de medida definidos por los propios directivos. (Se considera por los expertos en la materia que serán suficientes de 2 a 3 iteraciones del diseño y prueba para asegurarse de la factibilidad de su uso). 

Etapa 3 - Modelación de la Base de Datos. 

Inicialmente se hará por parte del equipo de trabajo la selección del software apropiado. Es de gran importancia que los directivos se sientan cómodos, lográndose una adecuada interfaz. Las pantallas y opciones deberán ser "obvias y fáciles de usar" por directivos que no pueden perder tiempo aprendiendo como usar aplicaciones complicadas. 

Etapa 4 - Confección de Prototipos de las aplicaciones. 

El paso más importante de la Fase será definir la interfaz con la que interactuarán los directivos de la entidad. Se propone que, dadas las tendencias actuales y el desenvolvimiento de la actividad turística, se emplee la técnica de Prototipos. 

El objetivo del uso de los mismos es permitir que el usuario aprecie, en un modelo "vivo", que funciona y no en documentos de proyectos, como serán las salidas, que entradas de información se requieren, como han de brindársele, que impacto tendrá el sistema en la entidad turística, etc. 

Etapa 5 - Capacitación del Personal. 

Es necesario formular una estrategia de aprendizaje sobre el Sistema de Información Ejecutivo que propicie que el directivo emplee el menor tiempo posible para su superación en este sentido y que la misma garantice una adecuada ubicación temporal acorde a las particularidades del trabajo que realiza el directivo. 

Fase III.- Implantación del SIE. 

Etapa 6- Determinación del plan de implantación. 

Atendiendo a si es o no la primera vez que se va a realizar la implantación y a los medios técnicos deberá realizarse la implantación inicial del sistema, que será por partes, con una muestra de aplicaciones para usuarios seleccionados, ya que no es necesario hacerlo de una vez debido a que los datos de consulta se encuentran recopilados y almacenados convenientemente en la Base de Datos. 

Etapa 7- Definición de la Administración y Mantenimiento del SIE. 

Antes de que el SIE comience su funcionamiento, deberá decidirse que especialista en la materia informática será designado como administrador del sistema, preferiblemente vinculado a la propia actividad de la entidad turística en cuestión para garantizar la cohesión de los aspectos generales del sistema, tanto internos como externos, y de sus vínculos con sistemas del exterior, es decir, que no pertenezcan a la entidad.